Čeprav so sodobne tehnologije v zasebnem življenju praktično izničile epistolarni žanr in smo praktično nehali pisati pisma prijateljem, znancem in sorodnikom, je poslovna korespondenca še vedno aktualna. To je zato, ker je poslovno pismo pravni dokument, tako kot drugi pravilno izvedeni in podpisani sporazumi. Zato se mora vsak, ki v okviru svojih uradnih dolžnosti dela s korespondenco, naučiti pisanja pisem.
Navodila
Korak 1
Če smo se strinjali, da je poslovno pismo dokument, mora biti njegova zasnova v skladu z vsemi standardi in zahtevami za dokumente. Zapisano je na zaznamku organizacije, na listu običajnega papirja A4. Tradicionalno je pisava Times New Roman ali Arial velikosti 12. Rob na levi je 3 cm, na desni pa 1,5 cm.
2. korak
Obrazec mora vsebovati vse potrebne podatke o organizaciji, ki jo zastopate: ime, pravni naslov, bančne podatke in kontaktne telefakse, telefone, e-poštni naslov.
3. korak
Na levi označite zadevo pisma, poskusite se umestiti v en kratek stavek. Na desni napišite, komu je pismo namenjeno - ime, začetnice naslovnika, njegov položaj, ime in naslov organizacije. Vsa poslovna pisma začnite z naslovom "Spoštovani …", v naslovu obvezno napišite ime in zaimek naslovnika.
4. korak
Preden začnete pisati pismo, se osredotočite in razmislite, katero misel, predlog ali informacije želite sporočiti svojemu anketirancu. Morate razumeti, da dolgih, zmedenih in nekoherentnih črk nihče ne želi brati.
5. korak
Tako, da po prvih stavkih vaše pismo ni poslano v koš ali oddano z odjavo, predstavite svoje besedilo v logičnem zaporedju, tako da je vsak naslednji stavek nadaljevanje prejšnjega in napolnjen z novim pomenom. Takšno pismo bomo prebrali z zanimanjem. Poleg tega poskušajte ostati znotraj 1 lista prostornine. To je pokazatelj vaše sposobnosti kratkega in jasnega izražanja svojih misli, kar takoj privabi naslovnika k vam.
6. korak
V besedilu pisma prvi odstavek posvetite kratkemu obravnavanju vprašanja, naloge in navedite razlog, zakaj je potrebna njegova rešitev. Nato izrazite svoje misli o tej zadevi, dajte predloge ali samo potrebne informacije. Na koncu zaključite in opišite prednosti sprejetja vašega predloga ali na kratko analizirajte zgoraj navedene informacije.
7. korak
Podpišite pismo, podajte prepis svojega podpisa z navedbo položaja in kontaktne telefonske številke.
