Spenjanje dokumentov je pogost postopek v pisarniškem in pisarniškem okolju. Kljub temu, da se zdi preprosto, obstajajo posebni predpisi, ki določajo pravila za šivanje dokumentov in njihovo izvedbo. Ta pravila je treba poznati, da se dokumenti, poslani na razpis ali v arhiv, ne vrnejo v nadaljnjo obdelavo in spremembo.
Navodila
Korak 1
Da bi zagotovili varnost dokumentov po utripanju in zagotovili njihovo pravilno shranjevanje, morajo biti vsi listi, razen inventarja, oštevilčeni. Dokumenti se vložijo v kronološkem ali abecednem vrstnem redu. Ovojnice z ugnezdenimi listi so oštevilčene pred ugnezdenimi listi. Prazni listi so izključeni iz ohišja in uničeni brez oštevilčenja.
2. korak
Liste ohišja oštevilčite s preprostim svinčnikom od zgoraj navzdol, pri čemer pustite številke v zgornjem desnem kotu vsakega lista, ne da bi to vplivalo na besedilo. Številke fotografij in grafik na zadnji strani v zgornjem levem kotu.
3. korak
Če dokumenti vsebujejo zemljevide, zlepljene z več listov, jih oštevilčite kot en list in navedite število listov na lepljenju. Na koncu oštevilčenja na poseben list napišite potrditveno pismo. V njem navedite število listov in značilnosti posameznih dokumentov ter njihovo fizično stanje.
4. korak
Poleg tega je treba sestaviti popis za vloženo dokumentacijo. Ne oštevilčite popisnih listov. V inventar napišite ime dokumenta, vnesite datum popisa, pripis, ki določa namen nabora dokumentov, in ob upoštevanju števila listov navedite tudi vse dokumente. Na koncu popisa vnesite ime, priimek in zaimek originatorja.
5. korak
Velikost pokrova vsakega ohišja naj bo 229x324 mm. Na prvi in zadnji list ohišja nalepite trakove iz tankega kartona pred šivanjem. Skozi te trakove je speljan kabel. Za dokončanje primera uporabite silikatno lepilo.
6. korak
Na levem robu robov, ne da bi se dotaknili besedilnega polja, naredite tri luknje s šilom ali luknjačem simetrično po celotni višini lista, na razdalji 3 cm drug od drugega. Za šivanje uporabite sukanec ali vrvico in šivalno iglo.
7. korak
Dvakrat prišite dokument, da zagotovite, da je komplet trden. Potegnite konce niti iz osrednje luknje na zadnji strani zadnjega lista in jih zavežite v vozel. Na ohišje nalepite nalepko z zanesljivim napisom, jo zatesnite in zaprite sklop.
8. korak
Konce niti pustite proste. Na nalepki mora biti jasen in čitljiv podpis upravitelja in pečat organizacije.
