Za videokonference je pomembnih več stvari. Opremo morate pravilno konfigurirati. Pomembno je tudi, da vse dobro organizirate in poskrbite, da bodo vsi ostali na konferenci v redu z zvokom in videom.
Navodila
Korak 1
Začnite se pripravljati na resno video konferenco najkasneje 24 ur vnaprej. Preverite strojno opremo, ali vse deluje? Če želite to narediti, izvedite testni video klic. Preskusov opreme ne bi smeli odložiti do večera; najbolje je, da to storite zjutraj. Če nenadoma odkrijete težave, se boste v enem dnevu lahko spopadli z njimi: obrnite se na tehnike in jim naročite, naj rešijo težavo.
2. korak
Pripravite svojo sejno sobo. Fotoaparat namestite tako, da nanj ne sije neposredna svetloba. Preverite kakovost slike. Najbolje je, da konferenco organizirate pod umetno razsvetljavo, saj je jakost dnevne svetlobe, ki vstopa v okna, zelo odvisna od vremena. Če vklopite luči, lahko fotoaparat nastavite tako, da ga naslednji dan samo vklopi, ne da bi vas to skrbelo.
3. korak
Priključite mikrofon in se prepričajte, da je zvok dovolj dober. Morda boste morali prilagoditi EQ mikrofona, da zmanjšate piskanje ali piskanje. Naredite to vnaprej, ne odlašajte do dneva konference. Prepričajte se, da vse deluje. Glasnost mikrofona prilagodite tako, da boste lahko mirno govorili, ne da bi zvišali glas in vas bodo vsi slišali popolnoma
4. korak
Za vsak slučaj obvezno povabite tehnika na video konferenco. Če kljub temu kaj ne uspe (navsezadnje se lahko zgodi karkoli), bo pomagal hitro odpraviti težavo. Najpogostejši vzrok motenj in težav pri videokonferencah so ravno vse vrste tehničnih težav.
5. korak
Nekaj minut pred začetkom konference ponovno preverite vso opremo. Udeležence bo morda treba poklicati vnaprej, da se prepričajo, ali jim gre tudi dobro.
6. korak
Spoštujte bonton videokonference. Prvi korak je predstaviti vse vpletene. Če je konferenca večnitna, v vsaki skupini imenujte predsednika, ki bo imel besedo voditelje in bo nadzoroval postopek, tako da vsi ne bodo poskušali govoriti hkrati.
7. korak
Ne pozabite, da ste kot voditelj konference v središču pozornosti. V sobi za sestanke ni ljudi, je pa kamera, zato bodite pozorni na svoje vedenje in kretnje. Če želite izklopiti zvok, da zmanjšate hrup, opozorite druge. Če imate težave s povezavo, bodite mirni in se nasmehnite. Ne bodite živčni.
